Privacybeleid

RouteFlow is een dienst van Artificial Studio & Bear Software, gevestigd in Nederland. Wij verwerken jouw persoonsgegevens op grond van de Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG / GDPR) en de Nederlandse uitvoeringswet (UAVG).

In dit privacybeleid leggen wij uit welke gegevens wij verzamelen, waarom, hoe lang wij ze bewaren, welke partijen gegevens namens ons verwerken en welke rechten jij als gebruiker hebt.

1. Verwerkingsverantwoordelijke

Wij hebben (nog) geen verplichte Functionaris Gegevensbescherming aangesteld in de zin van art. 37 AVG. Vragen over je gegevens kun je richten aan het privacy-mailadres hierboven.

2. Welke gegevens verwerken wij?

2.1 Accountgegevens

• Naam en e-mailadres (via Google, Microsoft of Apple login)
• Profielfoto (optioneel, afkomstig van je SSO-account)
• Thuis- en kantooradres (door jou ingevoerd in Instellingen, voor ritberekening)
• Kenteken voertuig (optioneel, voor fiscale rapportages)

2.2 Agendagegevens

• Afspraken met een locatieveld uit je gekoppelde agenda (Google, Outlook of iCloud)
• Wij lezen uitsluitend afspraken die een locatie bevatten
• Wij slaan geen volledige agenda-inhoud op — alleen afspraaktitel, begintijd, eindtijd en locatie die nodig zijn voor de ritregistratie
• Wij slaan geen genodigden, bijlagen of beschrijvingen op

2.3 Ritgegevens

• Datum, beginadres, eindadres en afstand (km) per rit
• Karakter van de rit: zakelijk of privé (door jou in te stellen, of voorgesteld door AI Smart Labeling)
• Optionele notities per rit
• Wijzigingsgeschiedenis (audit trail) conform de Belastingdienst-vereisten, inclusief bron en zekerheidsgraad bij AI-labels

2.4 Betalingsgegevens

• Abonnementsstatus, gekozen plan en factureringsinterval
• Betalingen worden volledig verwerkt door Stripe — wij slaan geen creditcard- of bankgegevens op

2.5 Technische gegevens

• IP-adres en browsertype (via serverlogboeken)
• Sessietokens voor authenticatie
• OAuth-tokens (access & refresh) voor je gekoppelde agenda's

3. Doelen en rechtsgrond

Per verwerking benoemen wij doel en rechtsgrond conform art. 6 AVG:

4. Bewaartermijnen

• Ritgegevens en audit trail: minimaal 7 jaar conform artikel 52 van de Algemene wet inzake rijksbelastingen (AWR). Verwijderde ritten worden gemarkeerd als inactief (soft delete) maar pas na deze fiscale termijn permanent gewist.
• Accountgegevens: zolang je een actief account hebt. Bij accountverwijdering anonimiseren of wissen wij je profielgegevens, met uitzondering van data die wij wettelijk moeten bewaren (zie hierboven).
• Agendatokens: worden direct verwijderd zodra je de koppeling intrekt in Instellingen. Wij verzoeken de provider tevens de tokens te revoken.
• Distance-cache: berekende afstanden worden 30 dagen gecached om Google Maps API-kosten te beperken. Cache-records bevatten alleen genormaliseerde adressen, geen userId.
• Serverlogboeken: maximaal 90 dagen.

5. Verwerkers en doorgifte

Wij verkopen nooit persoonsgegevens. Wij werken samen met de volgende verwerkers:

Doorgifte buiten de EER vindt plaats op basis van het EU-US Data Privacy Framework (waar de partij is gecertificeerd) of de Standard Contractual Clauses (SCCs) conform art. 46 AVG, eventueel aangevuld met technische en organisatorische maatregelen.

6. Beveiliging

• Alle verbindingen zijn versleuteld via HTTPS / TLS 1.2+
• OAuth-tokens voor agenda-koppelingen worden versleuteld opgeslagen via AES-256-GCM met een server-zijdige sleutel
• Wachtwoorden worden nooit opgeslagen — inloggen gaat uitsluitend via OAuth (Google / Microsoft)
• Toegang tot productiedata is beperkt tot expliciet geautoriseerde beheerders met multi-factor authenticatie
• Database-back-ups en encryption-at-rest worden geleverd door Supabase (EU)

7. Jouw rechten (AVG hoofdstuk III)

Stuur je verzoek naar privacy@routeflow.nl. Wij reageren binnen 30 dagen. Je hebt ook het recht een klacht in te dienen bij de Autoriteit Persoonsgegevens.

8. Geautomatiseerde besluitvorming en profilering (art. 22)

RouteFlow biedt op het Groei-plan en hoger AI Smart Labeling aan: een classificatie van ritten als zakelijk of privé op basis van titel, bestemming, tijdstip en jouw historische labels. Deze classificatie heeft mogelijk fiscale gevolgen (zakelijk versus privé).

• De AI-classificatie is een voorstel: jij blijft eindverantwoordelijk en kunt elke rit met één klik handmatig wijzigen.
• Iedere wijziging — door jou of door AI — wordt vastgelegd in een audit trail met bron en zekerheidsgraad.
• De feature wordt alleen geactiveerd door jouw expliciete actie (knop “AI label”) en kan altijd ongedaan worden gemaakt.
• Er is dus geen sprake van uitsluitend geautomatiseerde besluitvorming met aanmerkelijke gevolgen in de zin van art. 22 lid 1 AVG.

Wil je AI Smart Labeling helemaal niet gebruiken? Klik dan simpelweg niet op de knop — de feature wordt nooit automatisch op de achtergrond uitgevoerd.

9. Cookies

RouteFlow gebruikt uitsluitend strikt noodzakelijke (functionele) cookies:

• next-auth.session-token — sessiecookie voor ingelogde gebruikers (httpOnly, secure, SameSite=Lax)
• next-auth.csrf-token — beveiligingstoken tegen CSRF-aanvallen op de auth-flow
• next-auth.callback-url — onthoudt de pagina waarvandaan je bent gestart bij het inloggen
• google_oauth_state / ms_oauth_state — kortlevende state-cookies (10 minuten) voor het veilig koppelen van een agenda

Wij gebruiken geen tracking-, analytics- of advertentiecookies. Voor strikt noodzakelijke cookies is op grond van de ePrivacy-richtlijn geen voorafgaande toestemming nodig en is er dus geen cookiebanner. Mochten wij in de toekomst analytics inzetten, dan vragen wij eerst expliciet om toestemming.

10. Wijzigingen

Wij kunnen dit privacybeleid aanpassen. Bij wezenlijke wijzigingen ontvang je een e-mailnotificatie. De meest actuele versie staat altijd op www.routeflow.nl/privacy.

11. Contact

Vragen over dit privacybeleid? Neem contact op via privacy@routeflow.nl.